¿Cómo elegir una agencia organizadora de eventos?

Agencia organizadora de eventos

¿Sabes cómo elegir una agencia organizadora de eventos? ¿No sabes cuál escoger ante la amplia variedad de ofertas que existen en el mercado? ¡No te preocupes! La realidad es que se trata de una tarea bastante tediosa, pero la elección al final repercutirá en el éxito de tu evento. Para acertar con la elección de la empresa organizadora de eventos, te presentamos una serie de criterios que debes tener en cuenta. ¡Presta atención!

¿Cómo elegir una agencia organizadora de eventos? Claves a tener en cuenta

Como regla principal, te aconsejamos que no tengas en cuenta tan solo el presupuesto. Muchos clientes se centran exclusivamente en escoger aquella agencia que les ofrezca un presupuesto más atractivo y, finalmente, el resultado puede ser catastrófico. Algunos aspectos, como la experiencia adquirida y el conocimiento del sector, son mucho más necesarios para asegurar el triunfo del evento.

Antes de escoger a la agencia organizadora de eventos, congresos, reuniones, ferias, actos, etcétera, es imprescindible tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Fijar los objetivos de tu empresa

Antes de ponerte en marcha con la preparación de tu evento, debes definir con tu equipo interno cuáles son los objetivos específicos que deseas perseguir. Tendrás que plantearte si estás buscando notoriedad, es cuestión de conseguir leads, va dirigido a un gran público o a pocos asistentes. Estas preguntas te ayudarán a escoger qué tipo de evento quieres para tu empresa.

2. Conoce su área de especialización

Para saber si la agencia organizadora es la adecuada, es primordial conocer su área de especialización. Sin duda, que cuente con experiencia en la gestión de eventos relacionados con tu sector y tenga un enfoque común es primordial para conseguir una conexión entre ambas partes. Así, podrás tener la garantía y la seguridad de que tus necesidades quedarán cubiertas por la compañía.

En Dreams Atelier somos expertos en la organización de eventos, pero si por algo se caracteriza su equipo de profesionales es por la flexibilidad. Trabajan en base a la estrategia y los objetivos que cada empresa tenga fijados para potenciar el crecimiento al máximo a través de eventos catalizadores.

3. Fíjate en la experiencia de la agencia y la de su staff

Si hay algo que debes tener en cuenta es la experiencia de la agencia organizadora de eventos y la del personal que trabajará en el mismo, así como de su disponibilidad o formación especializada. Los profesionales de la empresa, además de ser expertos en organización de eventos, también deben tener la capacidad de resolver cualquier dificultad o problema que pueda surgir.

4. Consulta los servicios que ofrece

Es importante conocer todo el catálogo de servicios que ofrece la empresa organizadora de eventos, pues puede que precises catering, transporte, alojamiento, servicios audiovisuales… Deberás valorar si la agencia puede cubrir con holgura los medios que necesita tu proyecto. Para asegurarte la calidad de sus servicios, Dreams Atelier, asigna el especialista más adecuado para tu evento y te garantiza que te acompañará desde el primer momento hasta el final, como un verdadero partner.

Los puntos que debes tener en cuenta en este sentido van desde los servicios logísticos como los técnicos, hasta otros más específicos. Por este motivo, Dreams Atelier cuenta con el compromiso de su red global de expertos internacionales en organización de eventos que avalan la calidad de sus servicios en cualquier lugar del mundo.

5. ¿Qué incluye el presupuesto?

Como bien sabrás, cada agencia tiene sus tarifas y modalidades de cobro, lo que hace necesario concretar de forma concisa y clara por adelantado en qué consisten cada uno de los gastos, así como posibles cargos adicionales. Para evitar cualquier malentendido te aconsejamos preguntes por los gastos que están incluidos, si los gastos de viaje están incorporados, por las comisiones de los proveedores, etcétera.

6. Pide referencia a otros clientes de la agencia

Investiga los clientes de la agencia que sean similares a tu empresa o a aquellos que hayan realizado un evento parecido al que tienes previsto llevar a cabo. Ponte en contacto con ellos y pregunta por su experiencia con dicha agencia organizadora de eventos. Este consejo te puede ayudar a esclarecer posibles dudas sobre si es la compañía adecuada para ti.

Eventos virtuales

7. Habla con la agencia

Para finalizar, ponte en contacto con la agencia que te haya llamado la atención y pon en marcha todas las claves que te hemos proporcionado para saber cómo elegir una agencia organizadora de eventos. Después, conoce exhaustivamente a la empresa para saber de qué recursos dispone y, de este modo, tener la garantía de que todos los aspectos de tu evento estarán cubiertos.

Si todavía crees que necesitas algo más de ayuda, a continuación, te proporcionamos algunas preguntas que te ayudarán a conocer cómo es la agencia:

  • ¿Qué aspectos tienen más importancia a la hora de organizar un evento para ustedes?
  • ¿Por qué?
  • ¿En qué se diferencia su agencia de la competencia?
  • ¿Cómo actúa su empresa ante posibles imprevistos? ¿Están preparados para proteger el evento?

Eventos presenciales

Beneficios de planificar eventos catalizadores

En Dreams Atelier, lo tienen claro, “el éxito de cada evento se mide en resultados” y sus clientes aseguran que el efecto post evento en sus negocios era instantáneo. Por ello, se dedican a crear eventos catalizadores que se enfocan en un objetivo de negocio y que sirven para impulsar los resultados. Si todavía no tienes claro las ventajas que puede aportar a tu empresa, toma nota de estos beneficios:

  • Construir reconocimiento de marca. Los eventos permiten una comunicación muy eficaz entre los clientes y las empresas.
  • Generar relaciones interpersonales. Los eventos son una gran oportunidad para conocer nuevos contactos.
  • Aumenta la motivación de la empresa.
  • Mejora la formación del equipo de profesionales.
  • Mejora el engagement con la marca
  • Sirve para impulsar los objetivos del negocio.
  • Genera beneficios. El aumento de contactos se ve reflejado en el crecimiento de las ventas.
  • Disfrutar del evento, sin duda, será un rato agradable para todos.

Desde Dreams Atelier, sabemos que preparar un evento no es nada sencillo, pero si se cuenta con los profesionales adecuados, seguro que todo será un éxito. Aunque, ahora ya sabes cómo elegir una agencia organizadora de eventos, simplemente, sigue al pie de la letra estos consejos que te hemos proporcionado. ¡Y listo!

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